Para que un proyecto
tenga éxito y se pueda cumplir a cabalidad alcanzando todos los objetivos
previstos, se debe realizar una buena planeación y análisis de cada uno de los
diferentes ítems a tratar en el mismo; teniendo en cuenta lo anterior, como
parte fundamental del proyecto que se está llevando acabo, hay tener en cuenta
que se debe contar con una gestión operativa para la realización exitosa del proyecto,
es por esto que se hace necesario saber ¿Cómo influyen directamente los
diferentes niveles de gestión para desarrollar un proyecto? Estos niveles se
llevarán mediante cuatro categorías: alcance, tiempo, recursos y costos.
Por otro lado se
entiende que el ciclo de vida de un proyecto está dado por las siguientes
fases:
- Pre-inversión: Idea, perfil, pre factibilidad y factibilidad.
- Inversión: Diseño y ejecución.
- Operación: Operación.
La gestión de alcance
comprende las actividades que garanticen las acciones necesarias para cumplir
con todos los objetivos del proyecto, entre ellas estarían todas las
características, funciones, beneficios, ventajas que reconozcan al producto o
servicio como una solución efectiva y dinámica según sea el campo en el que se esté
ejerciendo. Por otro lado la gestión del tiempo es la encargada de todas las
tareas que se necesiten efectuar para que el proyecto se cumpla y se culmine en
los tiempos establecidos por el cronograma, entre ellas estarían las listas de
actividades, los atributos de cada actividad, la realización de los cambios
solicitados, el desarrollo del cronograma, los diagramas y flujos de los
requerimientos, etc.
La gestión de
recursos hace posible que los resultados del proyecto sean favorables, teniendo
como primicia incrementar la productividad de cada tarea a realizar
implementando la designación de relaciones, roles y responsabilidades a cada
uno de los integrantes del proyecto, entre las acciones más relevantes estarían
la implementación de reglas, la disponibilidad de recursos, los organigramas
del proyecto, la asignación de responsabilidades, entre otras. Por último la
gestión de costos que es la encargada de llevar a cabo toda actividad que
garantice que el proyecto se lleve a cabo dentro de los rangos económicos
presupuestados para él y que no consuma
más de los recursos asignados para cada actividad, entre ellas estarían el
desarrollo de presupuestos, la determinación de los costos de los recursos, la
utilización de un software para la gestión del proyecto, entre otras.
Cada una de estas
categorías es de suma importancia para la realización de un proyecto, debido a
que son de gran ayuda para hacerle seguimiento a cada tarea o acción que se
realice durante el lapso de tiempo en que se construya el proyecto. La no
realización de estas actividades podría poner en riesgo el no cumplimiento de
cada una de las metas propuestas al comienzo así como del proyecto en general.
La gestión operativa
necesita de ciertas técnicas para la aplicabilidad de sus fases entre ellas
están: El anunciar nuevos propósitos
con la finalidad de mejorar las ideas y propuestas lanzadas inicialmente; Conseguir apoyo externo con el propósito
de buscar experiencia en los temas a tratar; Reorganizar las operaciones las cuales permiten optimizar los
procesos de cada uno de los colaboradores del proyecto; y por último Redistribuir responsabilidades
permitiendo enfocar a cada persona en la mejor o mejores acciones que podría
desempañar durante el tiempo en que lleve a cabo el proyecto. Al aplicar dichas
técnicas estamos certificando que el proyecto es realizado bajo métricas
establecidas y no mediante métodos empíricos.
Lo fundamental
siempre está en realizar seguimiento a cada tarea que se realiza, ya que es la
única forma de enterarse inmediatamente si se cumple o no a totalidad la responsabilidad
asignada a cada uno de los participantes, es por esto que cada categoría tiene
su función y finalidad para que el proyecto sea exitoso durante su proceso y se
pueda llevar a cabo con los menores inconvenientes posibles.
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